Todo projeto, seja ele qual for, possui uma fase de planejamento. É a fase inicial, a qual devemos nos dedicar o máximo possível para coletar todas as informações necessárias e atender aos requisitos com sucesso. Ele é tão importante que toma – ou, pelo menos, deveria tomar – aproximadamente, 30% do tempo total de desenvolvimento do projeto. O planejamento comporta a definição das perguntas, a coleta de informações, a análise, formatação e tratamento de dados e as providências a serem tomadas daí em diante.

Um projeto segue o seguinte fluxo:

Dado > Informação > Conhecimento > Ação > Resultado

Sendo assim, temos que:

Dado: um fenômeno isolado qualquer desprovido de um significado dentro de um contexto.

Informação: dado contextualizado em um determinado nível de abstração. A informação é a interpretação do dado dentro de um contexto. É o resultado da interpretação, manipulação e organização do(s) dado(s).

Conhecimento: É a informação com um propósito ou utilidade. Processo que consiste de crenças verdadeiras e justificadas.

O planejamento compreende estes três elementos: dado, informação e conhecimento, que serão coletados junto ao cliente através de reuniões e entrevistas e organizados em documentos como o briefing, o documento de visão e o cronograma.

Briefing

Este documento reúne características principais e secundárias do projeto, tais como tecnologias utilizadas, quantidade de páginas, informações sobre a identidade visual do cliente, dados de mercado e concorrência para fins de posicionamento e muitos outros itens igualmente importantes. Em suma, o briefing contém toda e qualquer informação transmitida pelo cliente que será utilizada no desenvolvimento do projeto.

O briefing pode ser coletado através de reuniões e entrevistas com o cliente, na forma de perguntas e opções em um checklist. Quanto melhor elaborado o briefing, menor será a necessidade de novas reuniões para redefinição do escopo de trabalho. Após a coleta de dados, estes se transformam em informação durante a elaboração do relatório de escopo, que pode ser enviado ao cliente para aprovação. Enquanto o documento não for aprovado, o projeto não é iniciado.

Em um projeto, o briefing é de suma importância, pois, se bem elaborado, evitará re-trabalho, ambigüidade de informações e a conclusão de algo que não é nem próximo do solicitado. O cliente é a figura mais importante no desenvolvimento do briefing. Se você está desenvolvendo um projeto sozinho, pode elaborar todas as questões necessárias para sua conclusão. Se você está desenvolvendo em conjunto com uma equipe ou mesmo em uma empresa, não deixe de consultar os departamentos técnicos (suporte, tecnologia, jurídico, criação e outros) para se inteirar de suas necessidades. Lembre-se: quanto mais respostas a perguntas você tiver, menor serão as chances de fracasso do projeto ou de não cumprimento de metas e prazos.

Documento de Visão

O documento de visão é um relatório gerado a partir do briefing que transforma as informações contidas aí em conhecimento da situação. Pode-se dizer que o documento de visão é o “briefing formalizado”, mas há quem prefira, ainda, formalizar o briefing em um novo documento que será submetido à aprovação do cliente para, só então, passar para a elaboração do documento de visão.

Como o documento de visão consiste na análise das informações fornecidas pelo briefing, serão levantados riscos, vantagens, oportunidades, posicionamento e outras questões de desenvolvimento, como os envolvidos no projeto. Este documento também poderá ser encaminhado ao cliente para a verificação das informações e confirmação do escopo. Enquanto o documento de visão não for aprovado pelo cliente, o projeto não é desenvolvido.

Sendo assim, o documento de visão organiza o fluxo de trabalho, define o escopo do projeto, alinha o entendimento de todos os envolvidos e registra a aprovação para evitar possíveis mal entendidos. Logo, este documento é fundamental para a formalização do projeto – não confundir com o Contrato –, já que confirma tudo o que foi acordado entre as partes e antecede a elaboração do cronograma.

Cronograma

Com a conclusão e aprovação do documento de visão, pode-se elaborar o cronograma, já que todas as etapas do projeto estão claras e podem ser mensuradas. O cronograma prevê tanto o valor total, em horas (ou outra unidade mais adequada ao projeto) do projeto quanto a duração de cada etapa isoladamente e as dependências de tarefas.

Num desenvolvimento onde cada etapa será entregue ao cliente para aprovação, o cronograma é importante para acompanhar seu desenvolvimento e verificar possíveis falhas de planejamento. Qualquer extensão de prazo deve ser revista por ambas as partes a fim de alinhar seu entendimento e, possivelmente, negociar uma remuneração extra – dependendo do caso.

No caso de um projeto entregue completo apenas no prazo final estipulado, todo cuidado é pouco: por mais que o planejamento tenha sido detalhado, algumas falhas podem ser passar despercebidas e o cliente pode decidir que não era aquilo que ele realmente queria, o que ocasionaria um grande re-trabalho e longas discussões acerca do escopo do projeto.

Note que, todo este processo de planejamento pode ser baseado no processo RUP® – Rational Unified Process, processo de engenharia de software criado pela Rational Software Corporation e adquirido pela IBM. Apesar de ser aplicado a grandes equipes de desenvolvimento, sua ampla possibilidade de customização permite que o RUP® seja adaptado para projetos de qualquer escala. Este artigo não tem a intenção de esmiuçar o processo RUP, até mesmo porque, para isto, utiliza-se notação UML para ilustrar os processos.

Na verdade, toda a documentação preparada durante o planejamento e desenvolvimento de um projeto de website só o tornará mais profissional e coerente, e esta é a grande diferença entre o verdadeiro profissional web e os sobrinhos que encontramos todos os dias por aí. Não pense que documentação é sinônimo de burocracia, pois ela permite que seu projeto não lhe custe mais do que deveria e ainda lhe eleva a um patamar profissional diferenciado.